KSeF to centralny system umożliwiający wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur w formie elektronicznej. Dzięki niemu proces fakturowania staje się bardziej uporządkowany, bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami. System pozwala na automatyczną weryfikację danych oraz ułatwia prowadzenie ewidencji w firmach, co znacząco usprawnia pracę działów księgowych i właścicieli firm.
Od kiedy obowiązkowe korzystanie z KSeF?
- 📅 1 lutego 2026 r. – duzi podatnicy (przedsiębiorcy, których sprzedaż brutto wraz z podatkiem VAT przekroczyła 200 mln zł w 2024 r.) muszą wystawiać faktury przez KSeF.
- 📅 1 kwietnia 2026 r. – wszyscy pozostali przedsiębiorcy – czyli większość firm zarejestrowanych jako podatnicy VAT – zostają objęci obowiązkiem korzystania z KSeF.
- 📅 1 stycznia 2027 r. – mikroprzedsiębiorcy (firmy o niskiej skali działalności, np. z miesięcznym obrotem do ok. 10 000 zł i fakturami do 450 zł) również muszą zacząć korzystać z KSeF.
Dodatkowo:
- Odbieranie faktur przez KSeF staje się obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. dla wszystkich przedsiębiorców, nawet jeśli jeszcze nie muszą ich wystawiać samodzielnie.
- Obowiązek dotyczy zarówno faktur B2B, jak i B2G (faktury dla instytucji publicznych).
Dla przedsiębiorców oznacza to kilka istotnych zmian:
- Faktury muszą być wystawiane w jednolitym formacie elektronicznym (JPK_FA).
- Każda faktura przesyłana przez system otrzymuje numer identyfikacyjny, który potwierdza jej prawidłowość.
- Firmy muszą przystosować swoje systemy księgowe i programy do wymogów KSeF, aby prawidłowo wysyłać i odbierać faktury.
- System umożliwia łatwiejsze prowadzenie kontroli podatkowej – organy podatkowe mają szybki dostęp do danych w KSeF.
Warto sprawdzić, czy Twoja firma jest przygotowana do pracy w systemie KSeF:
- czy program księgowy obsługuje wymagany format faktur,
- czy macie wdrożone procedury wysyłki i archiwizacji faktur elektronicznych,
- czy osoby odpowiedzialne za księgowość są przeszkolone i świadome nowych obowiązków.
Nie zwlekaj – przygotuj swoją firmę na obowiązkowe korzystanie z KSeF i skorzystaj z naszego wsparcia. Początek roku to najlepszy moment, aby wdrożyć wszystkie niezbędne procedury i rozpocząć 2026 rok z porządkiem w fakturach i spokoju w księgowości.